Um die Verwaltung und Durchführung von Gremienarbeit (z. B. Schulpflege, ICT-Kommission, Stiftungsrat) noch effizienter zu gestalten, gibt es neu in Escola das Modul «Sitzungen & Geschäfte». Damit lässt sich die komplette Geschäftsverwaltung strukturiert, nachvollziehbar, rechtssicher und ohne Medienbrüche abwickeln.

Sitzungen, Beschlüsse und Protokolle

Escola begleitet schrittweise alle Phasen einer Sitzung: Bei der Vorbereitung können Anträge digital eingereicht und nach Annahme direkt als Traktandum aufgenommen werden. Diese Traktanden lassen sich auf verschiedene Sitzungsteile aufteilen, für die jeweils individuell festgelegt wird, wer anwesend ist. Nach Freigabe der Traktandenliste bereiten sich Mitglieder direkt in Escola auf die Sitzung vor und halten ihre Gedanken als persönliche Notizen oder in der Kommentarspalte fest. Dank Vorabstimmungen werden unbestrittene Themen sichtbar und man kann sich während der Sitzung auf jene Traktanden konzentrieren, bei denen es Diskussionsbedarf gibt. Während der Sitzung werden Beschlüsse direkt beim jeweiligen Traktandum erfasst. Nach der Sitzung können aus den erfassten Daten per Klick das fertige Protokoll im eigenen Word-Vorlagendesign sowie passende Beschlussauszüge generiert werden.

Geschäfte

Angelegenheiten, die ein Gremium über längere Zeiträume oder mehrere Sitzungen hinweg begleiten, lassen sich übersichtlich als Geschäfte bündeln. Das Geschäft hält sämtliche Unterlagen, Protokollauszüge, Beschlüsse und das zugehörige Dossier an einem zentralen Ort zusammen. Egal ob Budgetprozess oder Reglementsrevision, alles bleibt lückenlos nachvollziehbar.

Individuelle Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit – wie öffentlich, intern oder vertraulich – kann für jeden Sitzungsteil und jedes Traktandum individuell eingestellt werden. Diese Zugriffsrechte übernimmt Escola automatisch auch für das generierte Protokoll und die entsprechenden Beschlussauszüge. So ist sichergestellt, dass alle Involvierten stets nur die für sie bestimmten Inhalte sehen.

Digitale Signaturen und Archivierung

Um den Prozess durchgängig digital zu gestalten, können die zuständigen Personen – wie etwa die Leitung der Schulverwaltung oder das Präsidium des Gremiums – Protokolle direkt in Escola rechtsgültig digital signieren. Über den integrierten Aktenplan ist zudem die strukturierte und revisionssichere Archivierung gewährleistet.

Volle Flexibilität

Das Beste daran: Alles ist konfigurierbar und flexibel. Ob Vorlagen, Amtsperioden oder die Reihenfolge der Traktanden – das Modul passt sich an die internen Prozesse des Gremiums an und nicht umgekehrt.