Datenschutzerklärung der Escola GmbH

Webportal & App

Zürich, 01.09.2023

Nachfolgend finden Sie die Datenschutzerklärung der Escola GmbH für ihre Schulsoftware-Dienstleistungen (Webportal & App). Die Datenschutzerklärung für die Marketing-Webseite finden Sie hier: www.escola.ch/datenschutzwebseite

• Inhalt und Ausrichtung der Datenschutzerklärung

  
  

  Nachfolgend finden Sie die Datenschutzerklärung der Escola GmbH, Betreiberin einer Schulsoftware, erreichbar via Webportal und via mobiler App (iOS, Android), mit Sitz in der Schweiz.
  
  Bitte beachten Sie, dass die Datenschutzerklärung fortlaufenden Anpassungen unterliegen kann, insbesondere bei einer Änderung der relevanten gesetzlichen Grundlagen. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren.
  
  In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Es handelt sich dabei um keine abschliessende Beschreibung – allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen (oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Auftragsbearbeitungsverträge, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente) spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden sodann alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
  
  Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Schüler:innen, Eltern, Lehrpersonen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und die Personendaten korrekt sind.
  
  Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Daten-schutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

  1. Unsere Grundsätze im Überblick

     Wie jede App- und Web-Plattform erheben und verarbeiten wir Nutzerdaten, um unseren Service für die Bildungsinstitutionen erbringen zu können. Dieser Aufgabe gehen wir mit grosser Verantwortung nach und stellen sicher, dass Ihre Daten bestmöglich geschützt sind. Diese Grundsätze gelten für unser Webportal oder die eigene Schulwebseite und für unsere mobile App (iOS, Android):

     • Server in der Schweiz: Die Daten der Nutzerinnen und Nutzer werden in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Die Server-Infrastruktur unserer Anbieter ist revDSG- und DSGVO-konform sowie ISO27001-zertifiziert
     • Wir zeichnen Ihr Surfverhalten nicht auf: Wir verzichten zum Schutz Ihrer Privatsphäre auf die Aufzeichung des Surfverhaltens unserer registrierten Nutzerinnen und Nutzer.
     • Wir gehen mit Nutzerdaten sparsam um (Privacy by Design): Wir schützen die Privatsphäre jeder Nutzerin und jedes Nutzers. Bereits im Entwicklungsprozess jeder Escola-Funktion achten wir darauf, dass keine unnötigen Daten erhoben werden.
     • Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft: Ihre Nutzerdaten werden unter keinen Umständen für Werbung verwendet oder an Dritte verkauft.
     • Als Endnutzer werden Sie von Ihrer Schule zur Nutzung von Escola eingeladen. Die Verarbeitung Ihrer Daten geschieht auf Basis der AGB und des Leistungsvertrages zwischen Escola und der Schule. Beim Zugriff auf die Daten Ihrer Schule via Browser (Webportal) und unserer App (für Mobiltelefone, iOS und Android) werden anderen Eltern und Schülerinnen & Schülern nur Ihr Vor- und Nachname und Ihre Rolle angezeigt.

• Name und Anschrift des Verantwortlichen

  
  

  Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutz-gesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
  
  Escola GmbH
  Scheuchzerstrasse 8
  8006 Zürich
  Schweiz
  Tel.: +41 44 500 10 90
  E-Mail: info@escola.ch
  Website: www.escola.ch

• Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

  
  

  Escola GmbH
  Herr Hannes Bärtschi
  Scheuchzerstrasse 8
  8006 Zürich
  Schweiz
  Tel.: +41 44 500 10 90
  E-Mail: info@escola.ch
  Website: www.escola.ch
  
  Hannes Bärtschi ist Ihr Ansprechpartner, falls Sie zum Datenschutz Fragen haben, Auskünfte einholen oder eine Löschung Ihrer Daten beantragen möchten. Schicken Sie in diesen Fällen bitte eine E-Mail an info@escola.ch oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter +41 44 500 10 90.

• Allgemeines zur Datenverarbeitung

  
  
  1. Einleitung

     Wir, Betreiberin von Escola (Webportal und App), nehmen den Schutz persönlicher Daten sehr ernst und es ist uns ein Anliegen, unsere Nutzerinnen und Nutzer (Schüler, Eltern, Lehrpersonen, Schulleitungen, etc.) transparent darüber zu informieren, welche Personendaten gespeichert werden, wenn unser Angebot genutzt wird. Ebenso möchten wir unsere Nutzerinnen und Nutzer darüber orientieren, wie die Daten verwendet werden und inwiefern – falls überhaupt – die Daten gegebenenfalls weitergegeben werden können.
     
     Wichtig ist uns auch, dass den Nutzerinnen und Nutzern bekannt ist, welche Rechte ihnen mit Bezug auf die Verwendung ihrer Daten zustehen.
     
     Sollten Nutzerinnen und Nutzer unseres Angebots ihrerseits Personendaten anderer Personen, beispielsweise von Schüler:innen oder Eltern, verwenden, weisen wir darauf hin, dass auch die Nutzerinnen und Nutzer dabei sicherstellen sollen, dass die betroffenen Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen, respektive davon Kenntnis nehmen können. Im Weiteren sollten Nutzerinnen und Nutzer die Personendaten anderer Personen nur verwenden, wenn ihnen dies erlaubt ist. Die Bearbeitung der Personendaten hat sich sodann an den gesetzlichen Anforderungen zu orientieren.

  2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

     Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich durch die schulischen Institutionen auf Basis des Leistungsvertrages und der AGB, welchen unsere Software respektive App zur Verfügung gestellt wird. Die schulischen Institutionen verarbeiten die Daten nach den kantonalen Datenschutzgesetzen.
     
     Ebenso bearbeiten wir Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.

  3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

     Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich sind.
     
     Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

  4. Datensicherheit

     Wir haben die geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen getroffen, um bei uns gespeicherte Daten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder sonst unberechtigte Umstände (Zugriff, Manipulation, Löschung, Veränderung, Weitergabe, Nutzung, Verlust) zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden dabei fortlaufend der technologischen Entwicklung angepasst, soweit dies nötig und zweckdienlich ist.

  5. Datenlöschung und Speicherdauer

     Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

  6. Informationelle Selbstbestimmung

     Personendaten der Nutzerinnen und Nutzer sind nur innerhalb der jeweiligen schulischen Institution ersichtlich.

  7. Datenweitergabe an Dritte

     Personendaten werden von uns nicht an Dritte für die kommerziellen Nutzung weitergegeben. Die uns zur Verfügung gestellten Personendaten werden insbesondere nicht verkauft oder gehandelt.
     
     Wir nutzen Dienste von Dritten, vorrangig aus der Schweiz und der EU, um die benötigte digitale Infrastruktur für eine Reihe von Dienstleistungen, einschliesslich Speicherung, Backup, Softwareentwicklung und andere Dienstleistungen anbieten zu können. Wir verlangen von unseren Drittanbietern, dass sie die von uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschliesslich im Zusammenhang mit den von ihnen für uns erbrachten Dienstleistungen verwenden. Befindet sich ein Dienst in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.
     
     Im Anschluss finden Sie unsere verwendeten Dienste, um unsere Services erbringen zu können. Bitte beachten Sie, dass Schulinstitutionen die verwendeten Module und Funktionen in Escola selbst wählen können und allenfalls nicht alle aufgeführten Dienste an Ihrer Schule so verwendet werden:

     • 7.1. Hosting

       Wir setzen für die sichere Zurverfügungstellung unserer Dienste folgende Hoster ein:
       
       Daten-Hoster/Backups der Dokumente
       stepping stone AG, Wasserwerkgasse 7, CH-3011 Bern, Schweiz, https://www.stepping-stone.ch/
       
       Die stepping stone AG ist als Unterauftragsberarbeiter für uns tätig und verarbeitet personbezogene Daten gemäss Leistungsvertrag, AGB und Auftragsbearbeitungsvertrag zwischen der Schulinstitution und Escola. Die durch stepping stone AG erbrachte Leistung ist das Hosting der Server für das Escola-Portal, die Escola App und die Backups der Dokumente. Alle Server befinden sich in der Schweiz.
       
       Wir haben einen Vertrag über Auftragsbearbeitung (ABV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts verarbeitet.
       
       Backup-Server
       Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Genf, Schweiz, https://www.infomaniak.com
       
       Die Infomaniak Network SA ist als Unterauftragsverarbeiter für uns tätig und verarbeitet personenbezogene Daten gemäss Leistungsvertrag, AGB und Auftragsbearbeitungsvertrag zwischen der Schulinstitution und Escola. Die durch die Infomaniak Network SA erbrachte Leistung ist das Hosting der Datenbank-Backups. Die Backups werden vor dem Upload zu Infomaniak verschlüsselt. Alle Server befinden sich in der Schweiz.
       
       Wir haben einen Vertrag über Auftragsbearbeitung (ABV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts verarbeitet.

     • 7.2. Versand von Push-Notifications via App

       Mit Push-Notifications werden die Benutzenden über relevante Informationen benachrichtigt, beispielsweise über neue Nachrichten.
       
       Für die Umsetzung nutzen wir den Anbieter OneSignal, 201 San Antonio Circle Suite #140, Mountain View, CA, USA, https://onesignal.com. Um Push-Notifications übermitteln zu können, ist es notwendig, dass nicht-personenbezogene Daten (bei Auswahl «sensitiv» in den Nachrichten) oder personenbezogene Daten (Name, Nachrichteninhalt) an den Server von OneSignal übermittelt wird. Es ist notwendig, dass zur eindeutigen Zuordnung des Gerätes eine nicht-personenbezogene ID vergeben wird.
       
       OneSignal hat sich mit einer EU-US-Privacy-Shield-Zertifizierung beim US-Handelsministerium zur Einhaltung des EU-US-Privacy-Shield-Abkommens zwischen der EU und den USA über die Erhebung, Nutzung und Speicherung von personenbezogenen Daten aus den Mitgliedsstaaten der EU verpflichtet. Nähere Informationen zu OneSignal und zum Datenschutz bei OneSignal finden Sie unter https://onesignal.com/privacy_policy.
       
       Push-Notifications können jederzeit in Ihrem Handy deaktiviert werden.

     • 7.3. Versand von Nachrichten via Webportal und App

       Über den Escola Messenger können neben Nachrichten auch E-Mails und SMS verschickt werden, ebenfalls werden für verschiedene Aktionen Benachrichtigungen per E-Mail verschickt (z.B. bei Absenzanträgen).
       
       Wir versenden E-Mails über den externen Dienstleister SendGrid. SendGrid ist ein Anbieter der Twilio Inc., 101 Spear Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA, https://sendgrid.com. SendGrid verwendet eine cloudbasierte Software für den Versand von Transaktions- und E-Mails. Ihre Daten – E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anmeldung überträgt und speichert SendGrid auf einem Server in den USA, falls Sie die Nachrichten-Funktion nicht auf «sensitiv» gestellt haben oder es sich um Transaktions-Nachrichten mit Personendaten handelt. Sobald Sie «sensitive» Nachrichten via Escola App oder Messenger versenden, werden keine Daten an SendGrid gesendet.
       
       SendGrid ist in puncto Datenschutz SOC 2 Type II zertifiziert: https://sendgrid.com/policies/security. Alle Rechenzentren werden in Bezug auf Sicherheit, Verfügbarkeit, Integrität, Datenschutz streng und regelmässig kontrolliert. SendGrid befolgt die Richtlinien der Datenschutzabkommen EU-U.S. Privacy Shield Framework und Swiss-U.S. Privacy Shield Framework und wir haben ein Data Protection Addendum mit SendGrid abgeschlossen: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy und https://www.twilio.com/en-us/legal/data-protection-addendum.

     • 7.4. Nutzung von SMS: Im Messenger und für die Zwei-Faktor-Authentisierung

       Für den Versand von SMS via Messenger und für die Zwei-Faktor-Authentisierung via SMS verwenden wir den Dienstleister ClickSend Germany, White Collar Factory, 1 Old Street Yard, London EC1Y 8AF United Kingdom. Für diese Dienstleistung wird ausschliesslich die mobile Telefonnummer an den Anbieter weitergegeben und zweckgebunden verwendet (keine Marketingauswertung etc.). Die Server von ClickSend befinden sich in verschiedenen Rechenzentren weltweit und werden auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.clicksend.com/en/legal/standard-contractual-clauses und https://www.clicksend.com/de/legal/data-protection-policy.

     • 7.5. Übersetzungsfunktion Webportal und Escola App

       Für die Übersetzungen im Messenger des Webportals und der Escola App stehen die Übersetzungsdienste von DeepL und Microsoft zur Verfügung. Die Schulinstitutionen entscheiden selbst darüber, ob sie beide Dienste, nur einen oder gar keine Übersetzungen nutzen möchten. Die beiden Dienste verarbeiten Inhaltsdaten der Nachrichten wie folgt:
       
       Deepl
       DeepL (DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland), https://www.deepl.com, ist ein Übersetzungsdienst aus Deutschland und unterliegt somit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), welche von der Schweiz als äquivalent zum neuen Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) angesehen wird. Die Inhalts-Daten werden nicht dauerhaft gespeichert oder fürs Training verwendet. DeepL ist zudem ISO 27001 zertifiziert. Weitere Informationen zum Datenschutz bei DeepL finden Sie hier: https://www.deepl.com/de/privacy/
       
       Microsoft Translator (Azure KI Translator)
       Der Azure KI Translator von Microsoft (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA), https://azure.microsoft.com/de-de/products/cognitive-services/translator, ist ein Übersetzungsdienst aus den USA. Daten werden nicht dauerhaft gespeichert oder fürs Training verwendet. Der Übersetzungsdienst ist konform mit verschiedenen Sicherheits- und Datenschutzstandards wie CSA STAR, FedRAMP, GDPR, HIPAA, HITRUST, ISO und PCI. Weitere Informationen zum Datenschutz des Azure KI Übersetzer finden Sie hier: https://www.microsoft.com/en-us/translator/business/notrace/

     • 7.6. Karten-Modul im Webportal

       Um Standortdaten von Personen auf Karten anzeigen zu können, verwenden wir folgende Anbieterinnen:
       
       OpenStreetMap
       Auf unserem Webportal verwenden wir Kartenausschnitte von OpenStreetMap https://www.openstreetmap.org/ (OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom) die auf Grundlage der Open Data Commons Open Database Lizenz (ODbL) durch die OpenStreetMap Foundation (OSMF) angeboten werden. Dies ist Teil des Geoinformationssystem (GIS) von Escola und ermöglicht es, die Adressen von Personen auf einer Karte darzustellen. Damit die Karte angezeigt werden kann, werden Daten der aktuellen Session des Nutzers wie die IP-Adresse an OpenStreetMap gesendet. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von OpenStreetMap unter folgendem Link: https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.
       
       Darüber hinaus wird ein Session-Cookie auf dem Computer des Nutzers gespeichert. Dies geschieht ausschliesslich zum Anzeigen der Karten und der Zwischenspeicherung der gewählten Karteneinstellungen. Es werden keine Adressdaten an OpenStreetMap gesendet. Das Einblenden der Standorte geschieht mithilfe der zugehörigen Koordinaten ausschliesslich auf dem Gerät des Nutzers. Für die Konvertierung der Adressen in Koordinaten wird ein anderer Dienst (Geoapify) verwendet.
       
       Geoapify
       Auf unserem Webportal nutzen wir die Geocoding API von Geoapify (Geoapify GmbH Daimlerstraße 9, 86368 Gersthofen, Deutschland) https://www.geoapify.com für die Konvertierung von Adressen in Koordinaten. Dies ist Teil des Geoinformationssystem (GIS) von Escola und ermöglicht es die Adressen von Personen auf einer Karte anzuzeigen. Dafür wird die Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land einmalig an Geoapify gesendet. Geoapify speichert diese Daten für maximal 24 Stunden und löscht diese danach wieder. Geoapify ist ein Unternehmen aus Deutschland und unterliegt damit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Geoapify unter folgendem Link: https://www.geoapify.com/privacy-policy
       
       

     • Um firmeninterne Arbeits-Prozesse zu erleichtern, verwenden wir folgende Dienstleistungen:
     • 7.7. Rechnungsstellung und Buchhaltung

       Unsere Anbieterin für die Rechnungsstellung und unsere Buchhaltung ist die Bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil, Schweiz, https://www.bexio.com. Wir verwenden diesen Dienst zur Bewältigung unserer Büroadministration (insb. CRM, Buchhaltung, Offert- und Rechnungsstellung, Banking, Lohnbuchhaltung). Dafür werden Auftragsdaten (Name, Rolle, Adresse der Schule, Arbeits-E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten) verarbeitet. Nebst den vorliegenden Ausführungen finden Sie in der Bexio-Datenschutzerklärung weitere Informationen zum Datenschutz: https://www.bexio.com/de-CH/richtlinien/datenschutz.

     • 7.8. Fehlermonitoring

       Für die Analyse von Fehlern und für die Überwachung der Systemstabilität nutzen wir den Webanalysedienst Sentry.io. Der Dienst wird angeboten von Functional Software, Inc., 132 Hawthorne St, San Francisco, CA 94107, USA. Der Dienst erhebt und speichert Daten, die aus anonymisierten Nutzungsprofilen erstellt werden (Pseudonymisierte ID, Browser- und Betriebssystemkennung, andere technologie- und debuggingrelevante Daten). Die Datenschutzerklärung von Sentry ist unter https://sentry.io/privacy/ abrufbar. Der Dienst erfüllt die Verpflichtungen des EU-US Privacy Shields: https://sentry.io/security/.

     • 7.9. Supportdienstleistungen

       Zur Bearbeitung von Supportanfragen verwenden wir das E-Mail-Ticketingsystem Freshdesk des folgenden Anbieters: Freshworks, Inc., 2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, California 94403, USA
       Stellen berechtigte Personen von Schulinstitutionen (sogenannte Escola-Ansprechpersonen) über E-Mail oder via Webportal Supportanfragen, werden diese im Ticketsystem gespeichert und organisiert, um eine chronologische Bearbeitung zu ermöglichen und das Serviceerlebnis zu verbessern. Sie können über die individuell vergebene Ticket-Nummer stets den aktuellen Stand der Bearbeitung Ihres Anliegens einsehen. Für die Organisation und Bearbeitung von Anfragen werden personenbezogene Daten nach dem Umfang ihrer Bereitstellung, jedenfalls aber Name, Vorname und Arbeits-E-Mail-Adresse erhoben, an den Anbieter übermittelt, dort gespeichert und ausgelesen. Für die Übermittlung von Daten in die USA beruft sich der Anbieter auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, welche die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellen sollen: https://www.freshworks.com/de/freshdesk/dsgvo/

     • 7.10. Kundenservice via E-Mail

       Zur Bearbeitung von Massen-E-Mails für z.B. Update- oder Service-Informationen verwenden wir das E-Mail-System Freshsales des folgenden Anbieters: Freshworks, Inc., 2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, California 94403, USA
       Für die Organisation und Bearbeitung der Nachrichten an Escola-Ansprechpersonen werden dafür personenbezogene Daten (ausschliesslich Name, Vorname und Arbeits-E-Mail-Adresse, Schulname) erhoben, an den Anbieter übermittelt, dort gespeichert und ausgelesen. Für die Übermittlung von Daten in die USA beruft sich der Anbieter auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, welche die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellen sollen: https://www.freshworks.com/de/freshdesk/dsgvo/

     • 7.11. Sicherer Cloud-Datentransfer

       Wir verwenden für den sicheren Datentransfer und Austausch von u.a. Stammdaten-Dateien der Schulinstitution den Schweizer Anbieter Tresorit AG, Franklinstrasse 27, 8050 Zürich, Schweiz, https://tresorit.com. Mit Tresorit wird das Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dateien in der Cloud ermöglicht. Alle Daten werden durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt, das heisst, Tresorit hat keinen Zugriff auf die Daten der Nutzerinnen und Nutzer. Tresorit speichert personenbezogene Daten in erster Linie innerhalb der EU bzw. des EWR. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://tresorit.com/de/legal/privacy-policy

  8. Haftungsausschluss

     Die Escola GmbH übernimmt keine Haftung bezüglich übermittelter Inhalte oder der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen durch die Nutzerinnen und Nutzer. Ebenso ist die Haftung für den Verlust von Daten oder deren Kenntnisnahme und Nutzung durch Dritte, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

• Bereitstellung der Software via Webportal und App und Erstellung von Logfiles

  
  
  1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

     Bei jedem Aufruf von Escola (via Webportal und Mobile-App) erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners respektive Handys. Diese Erfassung ist insbesondere erforderlich, um die Funktionsfähigkeit unserer Applikation, deren fortlaufende Optimierung sowie die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können.
     
     Folgende Daten werden hierbei auf unserem Webportal erhoben, wobei hierzu nur technische Cookies eingesetzt werden:

     • Informationen zum verwendeten Gerät, von welchem aus der Aufruf erfolgt
     • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
     • Das Betriebssystem der Nutzerinnen und Nutzer
     • Die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer
     • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

     Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer findet nicht statt.

  2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

     Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  3. Zweck der Datenverarbeitung

     Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner der Nutzerinnen und Nutzer zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
     
     Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit unseres Webportals sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
     
     In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  4. Dauer der Speicherung

     Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

  5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

     Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung unseres Webportals und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb unserer Software zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerinnen und Nutzer keine Widerspruchsmöglichkeit.

• Verwendung von Cookies

  
  
  1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

     Unser Webportal verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin oder ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
     
     Wir setzen technische Cookies ein, um unsere Software nutzerfreundlicher und sicher zu gestalten. In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

     • Log-In-Informationen
     • Session-ID
     • Angaben zur Auflösung des Bildschirms
  2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

     Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  3. Zweck der Datenverarbeitung

     Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzerinnen und Nutzer zu vereinfachen. Unsere Software kann ohne den Einsatz von technischen Cookies nicht verwendet werden, da die Login-Informationen in einem Cookie gespeichert werden.
     
     Für folgende Anwendungen benötigen wir technische Cookies:

     • Log-In-Informationen: Um die Sicherheit der Nutzerinnen und Nutzer zu gewährleisten
     • Session-ID: für die Identifizierung der eingeloggten Person
     • Angaben zur Auflösung des Bildschirms: für eine optimale Auslieferung von Bildern

     Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Benutzerprofilen verwendet.
     
     In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

     Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert und von diesem an unserer Webportal übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerinnen und Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Applikation (Webportal) deaktiviert, kann die Applikation (Webportal) nicht genutzt werden.

• Erfassung von Benutzerprofilen

  
  
  1. Verantwortlichkeit bezüglich der Benutzerprofile

     Auf unseren Plattformen bieten wir den schulischen Institutionen die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu erfassen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Die Datenhoheit und Datenverantwortung liegt bei den schulischen Institutionen. Die schulischen Institutionen erstellen die Accounts für den Zugriff auf unser Webportal und unsere App eigenständig.

  2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

     Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzerinnen und Nutzer Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
     
     Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die Nutzerin und der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
     
     Die Verarbeitung der Daten durch die schulische Institution kann sich – nicht abschliessend – insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO, Art. 6 revDSG sowie die kantonale Bildungshoheit und damit zusammenhängende Erlasse stützen.

  3. Zweck der Datenverarbeitung

     Eine Erfassung der Nutzerinnen und Nutzer ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserem Webportal und der App erforderlich und unumgänglich. Nähere Informationen zu Nutzungsmöglichkeiten finden Sie auf www.escola.ch.

  4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

     Die schulischen Institutionen haben jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität und Berechtigung eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer III angegebenen Adresse kontaktieren.

• Geräte-Berechtigungen in der Escola App

  
  

  In der Escola App können Geräte-Berechtigungen (z.B. für den Zugriff auf die Kamera) abgefragt werden. Diese Berechtigungen können im Nachhinein in den Applikationseinstellungen konfiguriert werden. Sofern Sie die Berechtigungen nicht erteilen, ist die Verwendung der Escola App nur eingeschränkt möglich.
  
  Kamera:
  Falls Fotos oder Videos direkt in der Escola App aufgenommen werden sollen, um sie z.B. bei den Absenzanträgen zu verwenden, wird der Zugriff auf die Kamera benötigt.
  
  Fotos, Videos, Dokumente:
  Falls Dokumente in der Escola App hochgeladen werden sollen (z.B. bei den Absenzanträgen), wird der Zugriff auf die Fotos, Videos, Dokumente des verwendeten Geräts benötigt.
  
  

• Rechte der betroffenen Person

  
  

  Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (Datenportabilität).
  
  Bitte beachten Sie aber, dass wir uns explizit vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, beispielsweise wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit eine Berufung darauf zulässig ist) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits obenstehend informiert.
  
  Zur Geltendmachung eines der oben genannten Rechte wenden Sie sich bitte an die jeweilige Schulinstitution. Sofern Ihr Anliegen eine Datenverarbeitung betrifft, die über jene hinausgeht, die Ihnen von Ihrer Schulinstitution zur Verfügung gestellt wird, wenden Sie sich bitte – mit Nennung der jeweiligen Schulinstitution – per E-Mail an info@escola.ch oder postalisch an Escola GmbH, Scheuchzerstrasse 8, 8006 Zürich. Wir weisen darauf hin, dass eine Bearbeitung Ihrer Anfrage in der Regel nur in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Schulinstitution erfolgen kann.
  
  Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
  
  Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer III angegebenen Adresse kontaktieren.
  
  Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch). Die zuständige Datenschutzbehörde in Deutschland ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (https://www.bfdi.bund.de). Ebenfalls als Kontaktmöglichkeit kommen kantonale Datenschutzbeauftragte in Frage.
  
  Zürich, 01.09.2023