Schuladministration – effizient, sicher und zentral.
Schulalltag – digital zu Ende gedacht.
Sonderpädagogik – individuell, vernetzt und fundiert.
Tagesstrukturen – von Anmeldung bis Abrechnung.
Schulwebsite – digitale Visitenkarte einfach gestaltet.
Schulkommunikation – einfach, sicher und in Echtzeit.
Unsere Schulen
Über uns
Die papierlose Schulverwaltung wird zum Standard. Mit Escola lassen sich die kantonalen und nationalen Anforderungen an eine moderne Verwaltung zuverlässig erfüllen – vom elektronischen Geschäftsverkehr bis zur digitalen Aktenführung.
Schulen im Kanton Zürich werden zudem gezielt bei der Umsetzung der VRG-Richtlinien unterstützt, um die Meilensteine 2027 und 2029 souverän zu erreichen.
Digitale Signaturen
Schüler:innen-Dossier
Personal-Dossier
Protokoll- & Geschäftsverwaltung
Aktenführung
Lebenszyklus der Dossiers
Mit Escola können Schulen und Institutionen Signaturen vollständig digital erstellen, unabhängig davon, ob eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder ein elektronisches Siegel erforderlich ist.
Der Signaturprozess ist direkt in Escola integriert. Unterzeichnende Personen und Signaturart werden ausgewählt, die Signatur erfolgt über zertifizierte Partner wie beispielsweise DeepSign. Das unterschriebene Dokument wird anschliessend automatisch in Escola abgelegt – ganz ohne Medienbruch und Zusatzaufwand.
Escola bildet im Schüler:innen-Dossier den vollständigen schulischen Kontext ab und bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente über die gesamte Schulzeit hinweg.
Definieren Sie Ihre standardisierte Ordnerstruktur, die für alle Schüler:innen identisch ist.
Unsere Stammdatenverwaltung versioniert jede Änderung. So kann der Verlauf aller Mutationen bei jedem Feld (z. B. Adressänderungen) transparent nachvollzogen werden.
Vergangene Zeugnisse, Noten sowie Lernzielkontrollen können je nach Recht beispielsweise von der Verwaltung oder Schulleitung eingesehen werden.
Es stehen auch rückwirkend vollständige und nachvollziehbare Absenzenübersichten zur Verfügung.
Alle relevanten Informationen bleiben über Schulwechsel oder Stufen hinweg erhalten.
Archivierte Förderpläne werden automatisiert ins Schüler:innen-Dossier eingebunden.
Eine zusätzliche Ablage ist nicht erforderlich – somit können auch schulische Standort- oder Coachinggespräche sowie relevante Einträge zu den überfachlichen Kompetenzen automatisch archiviert werden.
Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter steht eine einheitliche Ordnerstruktur zur Verfügung:
Alle Ordner sind Teil eines zentralen Personaldossiers und werden systemseitig einheitlich konfiguriert. So bleiben alle Informationen konsistent, vollständig und übersichtlich – unabhängig von der Anzahl der Anstellungen.
Automatisch generierte Dokumente, beispielsweise aus den Dokumentvorlagen (z. B. kommunalen Anstellungsverfügungen) können direkt im entsprechenden Personaldossier abgelegt und digital signiert werden.
Kantonsspezifische Beurteilungsformulare können digital dokumentiert, mit dem Mitarbeitenden geteilt sowie archiviert werden.
Mit der Protokoll- und Geschäftsverwaltung ergänzt Escola die elektronische Aktenführung um Sitzungen, Traktanden, Beschlüsse und Pendenzen. Entscheide aus Schulpflege, Kommissionen oder weiteren Gremien werden strukturiert dokumentiert, nachvollziehbar abgelegt und archivfähig geführt.
Geschäfte bilden dabei den fachlichen Kern – vom einzelnen Beschluss (z. B. Anstellung, sonderpädagogische Massnahme) bis zu grösseren Vorhaben wie Schulraum-, Budget- oder Entwicklungsprojekten. Zu jedem Geschäft gehört ein eigenes Dossier, in dem sämtliche Unterlagen, Protokollauszüge und Beschlüsse zentral zusammengeführt werden.
Jedes Dokument wird explizit durch die Schule oder Institution einer Akten- Registraturplanposition zugewiesen, beispielsweise Zeugnisse zu «6.3 Zeugniskopien» oder Absenzen zu «6.4 Noten- und Absenzenlisten».
Damit sind jederzeit sichergestellt:Die Struktur unterstützt somit nicht nur die Organisation, sondern auch rechtliche und archivische Anforderungen.
Der Lebenszyklus eines Dossiers beschreibt, was mit Akten vom ersten Dokument bis zur Archivierung oder Vernichtung passiert. Mit Escola wird dieser gesamte Prozess digital, nachvollziehbar und revisionssicher abgebildet. Dossiers werden über alle Phasen hinweg konsistent geführt und erfüllen dabei die Anforderungen von DigiLex.
Nach Abschluss wechselt das Dossier in die ruhende Ablage. Eine kurze, konfigurierbare Karenzfrist ermöglicht bei Bedarf letzte Korrekturen. Anschliessend bereitet Escola das Dossier automatisch für die Langzeitarchivierung vor: Dokumente und strukturierte Daten werden in archivfähige PDF/A-Formate überführt und unveränderbar gespeichert.
Escola berät und unterstützt Schulen auf dem Weg in die papierlose Zukunft sowie im Kanton Zürich auch spezifisch bezüglich den VRG-Vorgaben. Buchen Sie einen unverbindlichen Termin mit Lars Hartmann.
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